Искусство организации: за кулисами международных форумов

Сегодня человек как никогда раньше заинтересован в условиях своего будущего. Развитие технологий, изменения климата, социальные и экономические трансформации- показатель того, что в быстроменяющемся мире нет места бездействию.

Конференции, форумы, выставки- стали незаменимой частью развития общества во всех направлениях – от обучения юного поколения до технологического прогресса. Актуальность посещения подобных мероприятий обусловлено необходимостью получения информации и результатов, подтвержденных опытом, от достоверных источников.

Подготовка к мероприятию как правило зависит от статуса мероприятия- будет ли оно длится несколько дней, какое количество участников планируется принять, насколько обширна деловая программа. В случае с недавним международным форумом IFT 2025 деловая программа включала в себя 4 сессии, двухдневные встречи с представителями государственного и частного сектора, подписание меморандумов. Предфорумная подготовка заняла 2 месяца, за которую была собрана своя база контактов, как местных, так и иностранных делегатов, разработана концепция и программа форума, объявлена информация о предстоящем форуме в СМИ.

Одной из главных задач любого организатора мероприятия – заинтересованность аудитории. Роль ключевой детали занимают концепция и программа мероприятия, которая обязана быть разработана с учетом главных интересов в отрасли. Преимуществом станет привлечение зарубежных компаний и партнеров. Наибольшую конкурентоспособность получает организатор с более широким охватом сети контактов и умением собирать сильные делегации. Такого рода аудитория требует внимания к деталям. Стоит позаботиться о своевременном получении виз, встречи, размещении в более презентабельных отелях, их перемещение на время проведения форума и транспорт для личного пользования.

Выступления спикеров будут занимать большую часть форума, поэтому важно уделить детальное внимание технической поддержке. В то время как взгляды всех зрителей прикованы к сцене, любая деталь во время выступления станет причиной либо успеха, либо провала.

Немаловажно учитывать удобства и вовлеченность посетителей. Привлечение иностранной аудитории и спикеров ожидает за собой качественный синхронный перевод. Однако какими интересными не были бы сессии необходимо распределить время выступлений спикеров и выхода на кофе-брейк. Перерыв используется не только как время разгрузки от потока информации, а также в качестве повода для налаживаний связей между участниками. Многие сотрудничества берут свое начало с непосредственного диалога.

Каждый форум — это шанс получить незабываемый опыт не только для участников, но в большей степени для самих организаторов. Запомниться надолго зачастую помогают сувениры, которые раздаются каждому участнику конференции при регистрации. Освещение в СМИ на время проведения мероприятия с места событий также помогает оставить след, а отснятые фотографии и видеоролики, станут хорошим материалом для портфолио.

В итоге после каждого форума следует тщательный анализ проделанной работы, совершенствование в подходе и планирование следующего проекта. Постоянное развитие – двигатель к покорению новых вершин.